Präambel
Mit dem in Kraft treten der EU Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des ergänzenden
neuen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) trägt der VfR Walldorf e.V. (im Folgenden
genannt wir, uns) mit dieser Datenschutzerklärung Rechnung.
Anmerkung: Im Dokument verwenden wir zur besseren Lesbarkeit die männliche Form,
gemeint sind alle Geschlechter.
Wir sind bisher mit den Daten unserer Mitglieder, Interessenten und Vertragspartner
verantwortungsvoll umgegangen und werden das natürlich auch in Zukunft tun. Alle von uns
verarbeiteten Daten dienen ausschließlich dem Vereinszweck im Sinne der Vereinssatzung.
In diesem Dokument legen wir dar, welche Daten wir verarbeiten und wer zu welchem
Zeitpunkt auf welche Daten Zugriff hat. Einwilligungen kann das Mitglied jederzeit geben
und wieder zurückziehen.
Bei Fragen stehen wir gerne zur Verfügung.
Der Vorstand
Welche Daten benötigt der Verein?
Zum Vereinsbeitritt erheben wir die Daten von dir, die zum Erreichen der Vereinsziele
benötigt werden.
Persönliche Daten
Um dich kennen zu lernen und um mit dir in Kontakt treten können, benötigen wir deinen
Namen und Vornamen, die postalische Adresse, die Telefonnummer und deine e-Mail-
Adresse. Bei Minderjährigen erheben wir zusätzlich eine Telefonnummer und/oder e-Mail-
Adresse eines Erziehungsberechtigten, um bei unvorhergesehenen Situationen z.B. im
Training oder bei Veranstaltungen die Erziehungsberechtigten erreichen zu können. Für die
Organisation des Spiel- und Trainingsbetriebs benötigen wir deinen Geburtstag und dein
Geschlecht.
Bankdaten
Um satzungsgemäß deinen Beitrag einzuziehen, erheben wir deine Bankverbindung mit
IBAN, Kreditinstitut und dem Kontoinhaber. Die Bankdaten geben wir nicht an Dritte weiter.
Vereinsdaten
Um die Beitragshöhe zu bestimmen, benötigen wir eine Beitragsgruppe und bei einer
Familienmitgliedschaft den Namen und Vornamen des zahlenden Familienmitglieds.
Zusätzlich speichern wir das Eintrittsdatum und vergeben eine eindeutige Mitgliedsnummer,
die auch nach einem Austritt aus dem Verein nicht neu vergeben wird.
Einwilligungen
Wir bitten um die Anerkennung der Satzung des Vereins. Ohne diese Anerkennung ist keine
Aufnahme in den Verein möglich. Ein Widerruf ist gleichbedeutend mit einem Austritt aus
dem Verein.
Wir bitten um deine Einwilligung, Fotos von dir bei Vereinsaktionen in Print- und
Onlinemedien zum Zwecke der Werbung und der Öffentlichkeitsarbeit zu veröffentlichen.
Für die Vereinskommunikation bitten wir um die Erlaubnis, deinen Namen, Vornamen und e-
Mail-Adresse in den vereinsinternen Mailverteiler aufnehmen zu dürfen.
Bei Minderjährigen bitten wir die Erziehungsberechtigten um das Einverständnis, für das
Kind oder Jugendlichen nach der Landesspielordnung Badischen Fußball-Verbands einen
Spielerpass zu beantragen.
Alle Einwilligungen können jederzeit schriftlich widerrufen werden.
Welche Daten geben wir zur Erreichung der satzungsgemäßen Ziele weiter?
Der Verein ist Mitglied in verschiedenen Dachverbänden und bezieht Förderungen von
mehreren Stellen. Dies liegt im satzungsgemäßen Interesse des Vereins und bedingt eine
Weitergabe von verschiedenen Daten, die im Folgenden beschrieben sind.
Welche Mitgliederdaten benötigt der Badische Sportbund?
Unsere jährliche Meldung an den Badischen Sportbund besteht neben den Vereinsdaten aus
der nach Geschlechtern getrennten Anzahl der Mitglieder pro Jahrgang. Für die
Übungsleiterlizenzbezuschussung melden wir die Lizenznummer, Name, Vorname,
Lizenzgültigkeit und die Anzahl der geleisteten Stunden der Lizenzhalter.
Welche Mitgliederdaten benötigt der Badische Fußball-Verband?
Für alle Mannschaftsspieler, Schiedsrichter und lizenzierten Trainer werden zur Meldung
beim Verband die Personendaten wie Name, Vorname, postalische Adresse, Telefonnummer
und e-Mail-Adresse benötigt. Zusätzlich werden Geburtsname (falls abweichend),
Geburtsort, Geburtsland und Staatsangehörigkeit benötigt. Auch ein Passfoto wird an den
Verband übermittelt.
Welche Mitgliederdaten benötigt die Sportversicherung?
Die Sportversicherung bekommt die Mitgliederanzahl vom Badischen Sportbund gemeldet.
Um eine Versicherungsleistung zu erhalten, füllen im Schadensfall der Verein und das
betroffene Mitglied gemeinsam das Schadensformular aus, das alle für den Versicherungsfall
benötigten Daten enthält. Diese können unter www.arag.de eingesehen werden.
Welche Mitgliederdaten benötigt der Sportkreis Heidelberg?
Der Sportkreis Heidelberg gibt Zuschüsse u.a. für lizenzierte Übungsleiter. Wir übermitteln
jährlich Name, Vorname, Lizenznummer und geleistete Stunden der Übungsleiter.
Welche Mitgliederdaten benötigt der Rhein-Neckar-Kreis?
Der Rhein-Neckar-Kreis gibt Zuschüsse u.a. für lizenzierte Übungsleiter. Wir übermitteln
jährlich die Meldung, die wir an den Sportkreis Heidelberg gemacht haben.
Welche Mitgliederdaten benötigt die Stadt Walldorf?
Die Stadt Walldorf fördert jährlich Vereine basierend u.a. auf der Mitgliederaltersstruktur,
des Wohnortes und des Vereinsstatus (aktiv/passiv). Daher übermitteln wir alle zwei Jahre
Namen, Vornamen, postalische Adresse, Vereinsstatus und Geburtsdatum der Mitglieder an
die Stadt Walldorf, die diese zur Verifikation benötigt.
Wer hat im Verein Zugriff auf welche Mitgliederdaten?
Im Verein gibt es die offiziellen Ämter im Vorstand, die Trainer und die
Mannschaftsverantwortlichen. Diese Personen benötigen für ihre Aufgabe Zugriff auf
unterschiedliche Teile der Mitgliederdaten. Welche das sind wird in den folgenden
Abschnitten beschrieben.
Vorstand
Der Gesamtvorstand hat im Rahmen der regelmäßig stattfindenden Vorstandssitzungen
Kenntnis von den Ein- und Austritten der Mitglieder. Die protokollierten Daten sind Name
und Vorname. Besprochen werden auch die Jahrgänge und die Beitragsgruppe.
Mitgliederverwaltung
Der Funktionsträger für die Mitgliedsverwaltung ist Teil des gewählten Vorstandes und hat
für die Dauer seiner Amtszeit Zugriff auf alle Mitgliederdaten, die der Verein speichert.
Ebenso haben der Vorsitzende und sein Stellvertreter für die Dauer seiner Amtszeit vollen
Zugriff auf alle Mitgliederdaten, die der Verein speichert.
Kassenwart
Der Kassenwart ist Teil des gewählten Vorstandes und hat für die Dauer seiner Amtszeit
Zugriff auf die Bankdaten und den Namen und Vornamen der Mitglieder. Bei der Einreichung
einer Fahrtkostenabrechnung hat der Kassenwart Zugriff auf die eingereichten Daten wie
Name, Wegstrecke, Fahrtziel, Fahrtdatum, Fahrtzweck, Unterschrift und Datum der
Einreichung.
Vereinsmailverwaltung
Der Funktionsträger für die Vereinsmailverwaltung ist Teil des gewählten Vorstandes und hat
für die Dauer seiner Amtszeit Zugriff auf den Namen, Vornamen und e-Mail-Adresse der
Mitglieder und somit indirekt auf die Einwilligung für die Verwendung der e-Mail-Adresse im
Verteiler.
Trainer, Mannschaftsverantwortliche
Die Trainer und die Mannschaftsverantwortlichen haben für die Dauer ihrer Tätigkeit Zugriff
auf die Namen, Vornamen, postalische Adresse, Telefonnummern, e-Mail-Adressen,
Geburtsdatum und Geschlecht der jeweiligen Mannschaft bzw. Trainingsteilnehmer. Ebenso
haben sie Zugriff auf die Einwilligung für Bildveröffentlichung und Spielerpassbeantragung
bei Minderjährigen.
Sportwarte, Trainer
Die Sportwarte und Trainer haben für die Dauer ihrer Amtszeit bzw. Tätigkeit Zugriff auf die
Namen, Vornamen, postalische Adresse, Telefonnummern, e-Mail-Adressen, Geschlecht,
Geburtsdatum, Geburtsland, Geburtsname, Staatsangehörigkeit und Passbilder der Spieler,
die für eine Mannschaft gemeldet werden. Ebenso haben sie Zugriff auf die Einwilligung für
die Spielerpassbeantragung bei Minderjährigen.
Öffentlichkeitsarbeit
Der Pressewart hat für die Dauer seiner Amtszeit Zugriff auf Bilder, sportliche Leistungen,
Wahlergebnisse, Namen, Vornamen und Bildveröffentlichungseinwilligung.
Internetpräsenz vfr-walldorf.de
Der Administrator der Internetpräsenz hat auf diverse Daten Zugriff, die durch die
Interaktion mit unserer Internetpräsenz entstehen.
Kontaktformular
Mit der Kontaktaufnahme übermittelst du uns die personenbezogenen Informationen, die
wir benötigen, um mit dir in Kontakt zu treten. Das sind Name, e-Mail-Adresse, Betreff und
die Nachricht selbst.
Einsatz von Cookies
Wir setzen keine Cookies ein. Falls das von uns betriebene Content-Management-System
Cookies einsetzt, geschieht dies nur, um dir ein besseres Nutzererlebnis zu bieten. Diese
werden von uns nicht ausgewertet.
Nutzererfassung
Wir setzen keine Nutzererfassung ein.
Server Protokolle
Bei jedem Aufruf unserer Internetseite erfasst unser System automatisiert Daten und
Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners. Folgende Daten werden
hierbei erhoben:
Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version, die IP-Adresse des
Nutzers, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, die HTTP-Anfragemethode, die angefragte Datei,
die genutzte Version des HTTP-Protokolls, der HTTP-Antwort-Statuscode des Servers, die
Größe der Serverantwort in Bytes. Die Daten werden in den Protokolldateien unseres
Systems gespeichert.
Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des
Nutzers findet nicht statt. Eine Auswertung dieser Daten findet nur statt, wenn versucht wird
unser System in unrechtmäßiger Weise zu verwenden.
Recht auf Widerruf
Wenn du uns personenbezogene Daten überlassen hast, kannst du diese jederzeit löschen
lassen.
Wende dich bitte per e-Mail an uns.
Zugriff auf Daten Dritter
Zum Zwecke der Werbung für Spieltage und Veranstaltungen führt der Verein eine Liste von
Vereinsnamen, Mannschaftsspielklassen und e-Mail-Adressen. Diese werden zu eigenen
Turnieren und Veranstaltungen per e-Mail eingeladen. Die e-Mails enthalten jeweils den
Hinweis auf das Widerspruchsrecht und somit die Möglichkeit, die Daten von dieser Liste
löschen zu lassen.
Löschung von Daten
Beitrittsformulare werden in einem Vereinsarchiv abgelegt, auf das nur der Funktionsträger
der Mitgliederverwaltung für die Dauer seiner Amtszeit Zugriff hat.
Mitgliedsdaten werden innerhalb des Jahres nach Beendigung der Mitgliedschaft aus der
Mitgliederverwaltung gelöscht, sofern alle Forderungen beglichen sind.
Daten Dritter zum Zwecke der Werbung werden zum Zeitpunkt eines Widerspruchs gelöscht.
Ein Widerspruch gegen die Bildveröffentlichung bezieht sich auf zukünftige Nutzung von
Bilder.